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# Die Buchhaltung Ihrer Schule konfigurieren

> Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Gründer: Module, Geschäftsjahr, Buchhaltungszuordnungen und Validierung.

<Note>Diese Seite ist eine OHADA-Referenz zu Ardoise School, abhängig von freigeschalteten Modulen und Rechten. School, Schulbuchhaltung und Gehaltsabrechnung werden in Österreich nicht angeboten. Deutsch ist keine OHADA-Produktsprache; die Oberfläche verwendet primär Französisch, gegebenenfalls Englisch. CountryConfig bestätigt keine Rechtskonformität.</Note>

Diese Seite führt den **Gründer** oder **Administrator** durch die Erstkonfiguration der Buchhaltung. Die Konfiguration ist über **Finanzen → Konfiguration** und **Finanzen → Kontenplan** erreichbar.

## 1. Die Buchhaltungsmodule aktivieren

Ardoise ist modular aufgebaut: Aktivieren Sie nur das, was Ihre Schule benötigt.

| Modul | Zu aktivieren, wenn … |
| - | - |
| Basisbuchhaltung | Immer aktiv, kann nicht deaktiviert werden |
| Anlagevermögen | Sie besitzen Ausstattung/Gebäude, die zu aktivieren sind |
| Abschreibungen | Sie möchten, dass Ardoise die Abschreibungen berechnet und bucht (erfordert Anlagevermögen) |
| Vorräte / Inventar | Sie betreiben eine Kantine oder führen einen bewerteten Bestand |
| Kostenrechnung | Sie möchten die Kosten je Aktivität verfolgen |
| Kostenstellen | Sie verteilen diese Kosten nach Schulstufe oder Abteilung (erfordert Kostenrechnung) |
| Außerbilanzielle Verpflichtungen | Sie haben Bürgschaften/Garantien zu deklarieren |
| Budgets | Sie verfolgen ein Planbudget |
| Bankabstimmung | Sie stimmen Ihre Kontoauszüge ab |

<Note>
  Einige Module **setzen** ein anderes voraus: Abschreibungen setzen das Anlagevermögen voraus,
  Kostenstellen setzen die Kostenrechnung voraus. Eine inkonsistente Aktivierung wird mit
  der genauen Begründung abgelehnt.
</Note>

<Warning>
  **Für ein deaktiviertes Modul wird keine Buchung erzeugt.** Es handelt sich nicht nur um einen ausgeblendeten Bildschirm:
  Der Vorgang wird abgelehnt, mit einer Meldung, die das zu aktivierende Modul benennt. Das ist beabsichtigt - eine
  Buchung wird nicht gelöscht, sondern storniert. Eine Buchung für ein Modul, das die Schule
  bewusst deaktiviert hatte, würde also eine dauerhafte Korrektur in ihrem Journal bedeuten.
</Warning>

<Note>
  Das Deaktivieren eines Moduls deaktiviert nicht den Buchhaltungsrahmen selbst: Es entfernt lediglich die
  entsprechende operative Funktionalität, nichts weiter.
</Note>

## 2. Das Buchhaltungssystem wählen

Wählen Sie je nach Größe Ihrer Schule:

* **Normalsystem**: Die Erträge werden fortlaufend anerkannt (z. B. wird im Voraus gezahltes Schulgeld über das Jahr verteilt).
* **Minimales Kassensystem**: Die Erträge werden bei Zahlungseingang anerkannt.

<Warning>
  Die Wahl des Systems kann je nach Land und Größe regulatorische Konsequenzen haben. Lassen Sie sie von Ihrem Buchhalter bestätigen.
</Warning>

## 3. Geschäftsjahr und Perioden konfigurieren

Definieren Sie Ihr **Geschäftsjahr** (Referenzjahr) und anschließend seine **Perioden** (z. B. monatlich). Siehe [Geschäftsjahre und Perioden](/de/comptabilite/exercices-periodes).

## 4. Den Kontenplan durchsehen

Öffnen Sie den **Kontenplan** und prüfen Sie, ob die Konten, die Sie benötigen, **aktiv** sind. Nutzen Sie gerne die Suche nach Klasse oder Bezeichnung.

## 5. Die Buchhaltungszuordnungen konfigurieren

Dies ist der entscheidende Schritt: Sie ordnen jeder **Aktivität** der Schule das **Konto** zu, das sie abbildet. Sie müssen sich keine Nummern merken - Sie wählen ein Konto aus der Liste.

Hier die typischen zu prüfenden Zuordnungen:

| Fachliches Konzept | Was es darstellt |
| - | - |
| Schulgelderträge | Die Schulgebühren |
| Erträge Kantine / Schulshop | Verkäufe der Kantine und des Schulshops |
| Kasse | Bareinnahmen |
| Bank | Ein-/Auszahlungen über die Bank |
| Elektronisches Geld | Mobile Money (MTN MoMo, Moov Flooz) |
| Abgegrenzte Erträge | Im Voraus gezahltes Schulgeld (Normalsystem) |
| Lieferantenverbindlichkeiten | Was Sie den Lieferanten schulden |
| Personalaufwand | Die Gehälter |

<Note>
  Diese Beispiele dienen der **Veranschaulichung**. Das genaue Konto hängt von Ihrer Bilanzierungspolitik ab; Ihr Buchhalter kann Ihnen bei der Festlegung helfen.
</Note>

## 6. Die Sozialabgabensätze konfigurieren

Hinterlegen Sie in der Konfiguration die **Beitragssätze** (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) und die in Ihrem Land geltende Einkommensteuer, sofern diese von den Standardwerten abweichen.

## 7. Das Anlagevermögen konfigurieren (falls aktiviert)

Erstellen Sie **Anlagekategorien** (Möbel, IT-Ausstattung, Fahrzeuge …) mit einer Nutzungsdauer.
Jeder erfasste Vermögenswert wird anschließend über diese Dauer abgeschrieben, **auf Anforderung**: Die Abschreibungsbuchung wird
Periode für Periode ausgelöst, sodass Sie kontrollieren, in welchem Geschäftsjahr die Buchung landet.

<Note>
  Die Anlagekategorien, die Erfassung eines Anlageguts und das Auslösen einer Abschreibungsbuchung
  sind für den **Buchhalter**, den **Direktor** und den **Gründer** zugänglich.
</Note>

## 8. Die Berechtigungen prüfen

Die Buchhaltungskonfiguration (Module, Zuordnungen, Sätze, Kontenplan) und das Anlagevermögen sind für den **Gründer**, den **Direktor** und den **Buchhalter** zugänglich. Lehrpersonal, Schüler und Eltern haben keinerlei Zugriff darauf.

<Note>
  Eine bewusste Ausnahme: Die **außerbilanziellen Verpflichtungen** (Bürgschaften, Garantien) bleiben dem **Gründer** und dem **Direktor** vorbehalten. Eine Verpflichtung bindet die Schule an einen Dritten - das ist eine Entscheidung der Leitung, keine buchhalterische Erfassung.
</Note>

## 9. Die Konfiguration validieren

Nutzen Sie die integrierte Validierung (siehe [Finanzberichte](/de/comptabilite/etats-financiers)), um fehlende Punkte zu erkennen: ein nicht konfiguriertes Konto, eine nicht ausgeglichene Bilanz usw.

## 10. Einen Testbericht erstellen

Erstellen Sie einen ersten **Finanzbericht** zum Test, um zu prüfen, dass alles konsistent ist, bevor der erste echte Abschluss erfolgt.

<Warning>
  Lassen Sie Ihren ersten Abschluss und Ihre Erklärungen stets von einem qualifizierten Buchhaltungsfachmann prüfen.
</Warning>


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