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# Configurer la comptabilité de votre école

> Guide pas à pas pour le fondateur : modules, exercice, correspondances comptables et validation.

<Note>Cette page concerne Ardoise School dans le périmètre OHADA, selon les modules et droits activés. School, sa comptabilité et sa paie ne sont pas proposés en Autriche. Les règles locales restent à vérifier ; CountryConfig ne certifie pas leur conformité.</Note>

Cette page guide le **fondateur** ou l'**administrateur** dans la configuration initiale de la comptabilité. La configuration est accessible depuis **Finance → Configuration** et **Finance → Plan comptable**.

## 1. Activer les modules comptables

Ardoise est modulaire : activez uniquement ce dont votre école a besoin.

| Module | À activer si… |
| - | - |
| Comptabilité de base | Toujours actif, ne peut pas être désactivé |
| Immobilisations | Vous possédez du matériel/bâtiments à immobiliser |
| Amortissements | Vous voulez qu'Ardoise calcule et passe les dotations (requiert Immobilisations) |
| Stocks / inventaire | Vous gérez une cantine ou un stock valorisé |
| Comptabilité analytique | Vous souhaitez suivre les coûts par activité |
| Centres de coûts | Vous répartissez ces coûts par cycle ou service (requiert Analytique) |
| Engagements hors bilan | Vous avez des cautions/garanties à déclarer |
| Budgets | Vous suivez un budget prévisionnel |
| Rapprochement bancaire | Vous rapprochez vos relevés bancaires |

<Note>
  Certains modules en **requièrent** un autre : les amortissements supposent les immobilisations, les
  centres de coûts supposent la comptabilité analytique. Une activation incohérente est refusée avec
  le motif exact.
</Note>

<Warning>
  **Aucune écriture n'est générée pour un module désactivé.** Ce n'est pas seulement un écran masqué :
  l'opération est refusée, avec un message nommant le module à activer. C'est voulu - une écriture
  comptable ne se supprime pas, elle s'extourne, donc une écriture passée pour un module que l'école
  avait volontairement désactivé lui coûterait une correction permanente dans son journal.
</Warning>

<Note>
  Désactiver un module ne désactive pas le cadre comptable lui-même : cela retire la fonctionnalité
  opérationnelle correspondante, rien d'autre.
</Note>

## 2. Choisir le système comptable

Selon la taille de votre école, choisissez :

* **Système normal** : les produits sont reconnus au fur et à mesure (ex. la scolarité payée d'avance est étalée sur l'année).
* **Système minimal de trésorerie** : les produits sont reconnus à l'encaissement.

<Warning>
  Le choix du système peut avoir des conséquences réglementaires selon votre pays et votre taille. Faites-le valider par votre comptable.
</Warning>

## 3. Configurer l'exercice et les périodes

Définissez votre **exercice comptable** (année de référence) puis ses **périodes** (mensuelles, par exemple). Voir [Exercices et périodes](/fr/comptabilite/exercices-periodes).

## 4. Passer en revue le plan comptable

Ouvrez **Plan comptable** et vérifiez que les comptes dont vous aurez besoin sont **actifs**. N'hésitez pas à utiliser la recherche par classe ou par libellé.

## 5. Configurer les correspondances comptables

C'est l'étape clé : vous associez chaque **activité** de l'école au **compte** qui la reflète. Vous n'avez pas à retenir de numéros - vous choisissez un compte dans la liste.

Voici les correspondances types à vérifier :

| Concept métier | Ce qu'il représente |
| - | - |
| Revenus de scolarité | Les frais de scolarité |
| Revenus de cantine / librairie | Ventes de la cantine et de la librairie |
| Caisse | Encaissements en espèces |
| Banque | Encaissements/décaissements bancaires |
| Monnaie électronique | Mobile Money (MTN MoMo, Moov Flooz) |
| Produits différés | Scolarité payée d'avance (système normal) |
| Dettes fournisseurs | Ce que vous devez aux fournisseurs |
| Charges de personnel | Les salaires |

<Note>
  Ces exemples sont **illustratifs**. Le compte exact dépend de votre politique comptable ; votre comptable peut vous aider à le déterminer.
</Note>

## 6. Configurer les taux sociaux

Dans la configuration, renseignez les **taux de cotisation** (part salariale et part patronale) et l'impôt sur les revenus applicables à votre pays, s'ils diffèrent des valeurs par défaut.

## 7. Configurer les immobilisations (si activées)

Créez des **catégories d'actifs** (mobilier, matériel informatique, véhicules…) avec une durée de vie
utile. Chaque actif enregistré s'amortit ensuite sur cette durée, **à la demande** : la dotation est
lancée période par période, ce qui laisse le contrôle du moment où l'écriture tombe dans un exercice.

<Note>
  Les catégories d'actifs, l'enregistrement d'une immobilisation et le lancement d'une dotation
  sont accessibles au **comptable**, au **directeur** et au **fondateur**.
</Note>

## 8. Vérifier les permissions

La configuration comptable (modules, correspondances, taux, plan comptable) et les immobilisations sont accessibles au **fondateur**, au **directeur** et au **comptable**. Le personnel enseignant, les élèves et les parents n'y ont aucun accès.

<Note>
  Une exception volontaire : les **engagements hors bilan** (cautions, garanties) restent réservés au **fondateur** et au **directeur**. Un engagement lie l'école à un tiers - c'est une décision de direction, pas une écriture de tenue de comptes.
</Note>

## 9. Valider la configuration

Utilisez la validation intégrée (voir [États financiers](/fr/comptabilite/etats-financiers)) pour détecter les points manquants : un compte non configuré, un bilan qui ne balance pas, etc.

## 10. Générer un état de test

Générez un premier **état financier** de test pour vérifier que tout est cohérent avant la première clôture réelle.

<Warning>
  Faites toujours valider votre première clôture et vos déclarations par un professionnel comptable qualifié.
</Warning>


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