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# Les opérations de l'école et la comptabilité

> Comment les revenus, dépenses, clients, fournisseurs, caisse, banque, paie et immobilisations se traduisent en écritures.

<Note>Cette page concerne Ardoise School dans le périmètre OHADA, selon les modules et droits activés. School, sa comptabilité et sa paie ne sont pas proposés en Autriche. Les règles locales restent à vérifier ; CountryConfig ne certifie pas leur conformité.</Note>

Les opérations prises en charge génèrent leurs écritures selon les modules et correspondances activés ; les à-nouveaux et corrections passent par la saisie manuelle. Cette page explique le lien entre votre quotidien et la comptabilité.

## Revenus scolaires

| Opération | Ce que fait Ardoise |
| - | - |
| Frais de scolarité | Encaissés et affectés au compte de **revenus de scolarité** que vous avez configuré |
| Frais d'inscription | Affectés au compte de revenus correspondant |
| Transport, cantine, pension | Chacun affecté à son compte de produits |

<Note>
  En **système normal**, une scolarité payée d'avance est d'abord enregistrée en **produit différé**, puis reconnue progressivement au fil de la période couverte. En **système minimal de trésorerie**, elle est reconnue à l'encaissement.
</Note>

## Clients et créances

Chaque facture d'une famille (frais de scolarité, transport…) est une **créance** envers ce client. Quand la famille paie, la créance diminue et la trésorerie augmente. L'état des créances permet de suivre les impayés et leur ancienneté.

## Fournisseurs et dettes

Un achat auprès d'un fournisseur (restockage cantine, fournitures…) crée une **dette** envers ce fournisseur, enregistrée en charge. Le règlement de la facture diminue la dette et la trésorerie.

## Caisse, banque et monnaie électronique

Ardoise distingue les moyens d'encaissement :

* **Espèces** → compte de caisse ;
* **Virement bancaire** → compte de banque ;
* **Mobile Money** (MTN MoMo, Moov Flooz) → compte de monnaie électronique.

Vous associez chaque moyen au bon compte dans la configuration.

## Arrêté de caisse

Chaque journée où l'école encaisse des espèces se termine par un **arrêté de caisse** : le comptage physique du tiroir, comparé à ce que le système a enregistré. L'écran **Arrêté de caisse** est disponible dans les portails Caissier et Comptable.

Le comptage est **à l'aveugle** : le caissier saisit uniquement le montant compté, et le total attendu n'est affiché qu'après l'enregistrement. Ardoise calcule ce total attendu de son côté, à partir des espèces de la journée :

* **entrées** : paiements de frais en espèces, ventes au comptoir, rechargements en espèces des porte-monnaie cantine ;
* **sorties** : remboursements en espèces et avances sur salaire remises en espèces le même jour.

L'**écart** entre le compté et l'attendu est enregistré, jamais corrigé automatiquement. Un écart non nul exige un motif. La caisse ne peut être arrêtée qu'une fois par journée : un second arrêté du même jour est refusé.

Le **fondateur** (ou une personne à qui il a délégué les décisions financières) approuve ensuite chaque arrêté : approuver une journée avec un écart, c'est décider de l'absorber.

## Écritures manuelles

Les flux automatiques ne produisent pas tout : les **à-nouveaux** (soldes d'ouverture), les **corrections** et les **régularisations** de fin d'exercice se saisissent à la main. Le comptable les passe depuis l'onglet **Écriture manuelle** du portail Comptable.

Une écriture manuelle comporte :

* une **date**, une **référence** et un libellé ;
* au moins deux **lignes**, chacune avec un compte du plan comptable, un montant au débit ou au crédit, et un centre de coûts facultatif.

L'écran affiche le total des débits et des crédits au fil de la saisie. Ardoise refuse :

* une écriture **non équilibrée** (les débits doivent égaler les crédits) ;
* une écriture datée dans une **période clôturée ou verrouillée** (voir [Exercices et périodes](/fr/comptabilite/exercices-periodes)).

Exemple : corriger un encaissement affecté au mauvais compte de produits.

| Compte | Débit | Crédit |
| - | - | - |
| Revenus de scolarité | 50 000 | |
| Revenus de transport | | 50 000 |

## Dépenses

Les charges courantes (loyer, électricité, eau, internet, entretien, fournitures, frais bancaires) sont enregistrées dans leur compte de charge correspondant, soit via une facture fournisseur, soit via une demande de dépense approuvée.

## Paie et charges sociales

Quand une paie est validée et payée, Ardoise enregistre :

* la **charge de personnel** (le salaire brut) ;
* les **retenues** salariales (cotisations, impôt) ;
* le **salaire net** versé ;
* la **part patronale** des cotisations sociales.

Voir [Taux sociaux](/fr/comptabilite/configuration).

## Immobilisations et amortissements

Avec les modules **Immobilisations** et **Amortissements** actives, l'acquisition d'un bien durable (ordinateur, véhicule, mobilier) est enregistrée à l'actif. La **dotation aux amortissements** est ensuite passée période par période, quand le comptable la lance : c'est une charge qui reflète l'usure du bien et qui ne descend jamais sous sa valeur résiduelle.

## Stocks / inventaire

Les entrées et sorties de stock (cantine, économat) sont toujours suivies en quantité. Si le module **Stocks / inventaire** est activé, elles sont en plus valorisées en comptabilité ; sinon le suivi reste purement opérationnel et ne génère aucune écriture.

## Centres de coûts (analytique)

Si activée, la comptabilité analytique permet d'attacher une **dimension** (par exemple « Primaire », « Secondaire », « Administration ») à certaines écritures, sans affecter le grand livre général.

<Note>
  Chaque école n'utilise qu'une partie de ces fonctionnalités. Activez uniquement ce qui correspond à votre activité.
</Note>


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