Cette page concerne Ardoise School dans le périmètre OHADA, selon les modules et droits activés. School, sa comptabilité et sa paie ne sont pas proposés en Autriche. Les règles locales restent à vérifier ; CountryConfig ne certifie pas leur conformité.
Revenus scolaires
En système normal, une scolarité payée d’avance est d’abord enregistrée en produit différé, puis reconnue progressivement au fil de la période couverte. En système minimal de trésorerie, elle est reconnue à l’encaissement.
Clients et créances
Chaque facture d’une famille (frais de scolarité, transport…) est une créance envers ce client. Quand la famille paie, la créance diminue et la trésorerie augmente. L’état des créances permet de suivre les impayés et leur ancienneté.Fournisseurs et dettes
Un achat auprès d’un fournisseur (restockage cantine, fournitures…) crée une dette envers ce fournisseur, enregistrée en charge. Le règlement de la facture diminue la dette et la trésorerie.Caisse, banque et monnaie électronique
Ardoise distingue les moyens d’encaissement :- Espèces → compte de caisse ;
- Virement bancaire → compte de banque ;
- Mobile Money (MTN MoMo, Moov Flooz) → compte de monnaie électronique.
Arrêté de caisse
Chaque journée où l’école encaisse des espèces se termine par un arrêté de caisse : le comptage physique du tiroir, comparé à ce que le système a enregistré. L’écran Arrêté de caisse est disponible dans les portails Caissier et Comptable. Le comptage est à l’aveugle : le caissier saisit uniquement le montant compté, et le total attendu n’est affiché qu’après l’enregistrement. Ardoise calcule ce total attendu de son côté, à partir des espèces de la journée :- entrées : paiements de frais en espèces, ventes au comptoir, rechargements en espèces des porte-monnaie cantine ;
- sorties : remboursements en espèces et avances sur salaire remises en espèces le même jour.
Écritures manuelles
Les flux automatiques ne produisent pas tout : les à-nouveaux (soldes d’ouverture), les corrections et les régularisations de fin d’exercice se saisissent à la main. Le comptable les passe depuis l’onglet Écriture manuelle du portail Comptable. Une écriture manuelle comporte :- une date, une référence et un libellé ;
- au moins deux lignes, chacune avec un compte du plan comptable, un montant au débit ou au crédit, et un centre de coûts facultatif.
- une écriture non équilibrée (les débits doivent égaler les crédits) ;
- une écriture datée dans une période clôturée ou verrouillée (voir Exercices et périodes).
Dépenses
Les charges courantes (loyer, électricité, eau, internet, entretien, fournitures, frais bancaires) sont enregistrées dans leur compte de charge correspondant, soit via une facture fournisseur, soit via une demande de dépense approuvée.Paie et charges sociales
Quand une paie est validée et payée, Ardoise enregistre :- la charge de personnel (le salaire brut) ;
- les retenues salariales (cotisations, impôt) ;
- le salaire net versé ;
- la part patronale des cotisations sociales.
Immobilisations et amortissements
Avec les modules Immobilisations et Amortissements actives, l’acquisition d’un bien durable (ordinateur, véhicule, mobilier) est enregistrée à l’actif. La dotation aux amortissements est ensuite passée période par période, quand le comptable la lance : c’est une charge qui reflète l’usure du bien et qui ne descend jamais sous sa valeur résiduelle.Stocks / inventaire
Les entrées et sorties de stock (cantine, économat) sont toujours suivies en quantité. Si le module Stocks / inventaire est activé, elles sont en plus valorisées en comptabilité ; sinon le suivi reste purement opérationnel et ne génère aucune écriture.Centres de coûts (analytique)
Si activée, la comptabilité analytique permet d’attacher une dimension (par exemple « Primaire », « Secondaire », « Administration ») à certaines écritures, sans affecter le grand livre général.Chaque école n’utilise qu’une partie de ces fonctionnalités. Activez uniquement ce qui correspond à votre activité.