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Diese Seite ist eine OHADA-Referenz zu Ardoise School, abhängig von freigeschalteten Modulen und Rechten. School, Schulbuchhaltung und Gehaltsabrechnung werden in Österreich nicht angeboten. Deutsch ist keine OHADA-Produktsprache; die Oberfläche verwendet primär Französisch, gegebenenfalls Englisch. CountryConfig bestätigt keine Rechtskonformität.
Unterstützte Vorgänge erzeugen Buchungen gemäß aktivierten Modulen und Zuordnungen; Eröffnungssalden und Korrekturen erfolgen manuell. Diese Seite erklärt den Zusammenhang zwischen Ihrem Alltag und der Buchhaltung.

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Schulische Einnahmen

Im Normalsystem wird im Voraus gezahltes Schulgeld zunächst als abgegrenzter Ertrag erfasst und dann über den abgedeckten Zeitraum schrittweise anerkannt. Im minimalen Kassensystem wird es bei Zahlungseingang anerkannt.

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Kunden und Forderungen

Jede Rechnung an eine Familie (Schulgebühren, Transport …) ist eine Forderung gegenüber diesem Kunden. Wenn die Familie zahlt, verringert sich die Forderung und die liquiden Mittel nehmen zu. Die Forderungsübersicht ermöglicht es, offene Posten und ihr Alter zu verfolgen.

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Lieferanten und Verbindlichkeiten

Ein Einkauf bei einem Lieferanten (Nachschub für die Kantine, Materialien …) erzeugt eine Verbindlichkeit gegenüber diesem Lieferanten, die als Aufwand erfasst wird. Die Begleichung der Rechnung verringert die Verbindlichkeit und die liquiden Mittel.

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Kasse, Bank und elektronisches Geld

Ardoise unterscheidet die Zahlungswege:
  • Bargeld → Kassenkonto;
  • Banküberweisung → Bankkonto;
  • Mobile Money (MTN MoMo, Moov Flooz) → Konto für elektronisches Geld.
Sie ordnen jedes Zahlungsmittel in der Konfiguration dem richtigen Konto zu.

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Kassenabschluss

Jeder Tag, an dem die Schule Bargeld einnimmt, endet mit einem Kassenabschluss: der physischen Zählung der Kasse, verglichen mit dem, was das System erfasst hat. Der Bildschirm Kassenabschluss ist in den Portalen Kassierer und Buchhalter verfügbar. Die Zählung erfolgt blind: Der Kassierer gibt nur den gezählten Betrag ein, und der erwartete Betrag wird erst nach dem Speichern des Abschlusses angezeigt. Ardoise berechnet diesen erwarteten Betrag selbst, aus dem Bargeld des Tages:
  • Eingänge: Gebührenzahlungen in bar, Verkäufe am Schalter, Bareinzahlungen auf Kantinen-Guthaben;
  • Ausgänge: Barerstattungen und am selben Tag bar ausgezahlte Gehaltsvorschüsse.
Die Abweichung zwischen gezähltem und erwartetem Betrag wird erfasst, niemals automatisch korrigiert. Eine Abweichung ungleich null erfordert eine Begründung. Die Kasse kann nur einmal pro Tag abgeschlossen werden: Ein zweiter Abschluss für denselben Tag wird abgelehnt. Die Gründerin oder der Gründer (oder eine Person, an die die Finanzentscheidungen delegiert wurden) genehmigt anschließend jeden Abschluss: Einen Tag mit einer Abweichung zu genehmigen heißt, sie zu übernehmen.

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Manuelle Buchungen

Die automatischen Abläufe erzeugen nicht alles: Eröffnungsbilanzen, Korrekturen und Abgrenzungen zum Jahresende werden von Hand erfasst. Der Buchhalter bucht sie über den Reiter Manuelle Buchung im Buchhalter-Portal. Eine manuelle Buchung umfasst:
  • ein Datum, einen Beleg und einen Buchungstext;
  • mindestens zwei Zeilen, jeweils mit einem Konto aus dem Kontenplan, einem Betrag im Soll oder im Haben und einer optionalen Kostenstelle.
Der Bildschirm zeigt die laufenden Soll- und Haben-Summen während der Eingabe. Ardoise lehnt ab:
  • eine nicht ausgeglichene Buchung (Soll muss Haben entsprechen);
  • eine Buchung mit Datum in einer abgeschlossenen oder gesperrten Periode (siehe Geschäftsjahre und Perioden).
Beispiel: Korrektur einer Einnahme, die dem falschen Ertragskonto zugeordnet wurde.

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Ausgaben

Die laufenden Aufwendungen (Miete, Strom, Wasser, Internet, Instandhaltung, Materialien, Bankgebühren) werden im jeweiligen Aufwandskonto erfasst, entweder über eine Lieferantenrechnung oder über einen genehmigten Ausgabenantrag.

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Gehaltsabrechnung und Sozialabgaben

Wenn eine Gehaltsabrechnung validiert und ausgezahlt wird, erfasst Ardoise:
  • den Personalaufwand (das Bruttogehalt);
  • die Abzüge vom Gehalt (Beiträge, Steuer);
  • das ausgezahlte Nettogehalt;
  • den Arbeitgeberanteil der Sozialabgaben.
Siehe Sozialabgabensätze.

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Anlagevermögen und Abschreibungen

Mit den aktivierten Modulen Anlagevermögen und Abschreibungen wird die Anschaffung eines dauerhaften Vermögenswerts (Computer, Fahrzeug, Möbel) im Anlagevermögen erfasst. Die Abschreibungsbuchung wird anschließend Periode für Periode vorgenommen, wenn der Buchhalter sie auslöst: Es handelt sich um einen Aufwand, der die Abnutzung des Vermögenswerts abbildet und niemals unter dessen Restwert fällt.

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Vorräte / Inventar

Die Bestandszu- und -abgänge (Kantine, Materialverwaltung) werden stets mengenmäßig verfolgt. Wenn das Modul Vorräte / Inventar aktiviert ist, werden sie zusätzlich buchhalterisch bewertet; andernfalls bleibt die Verfolgung rein operativ und erzeugt keine Buchung.

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Kostenstellen (Kostenrechnung)

Wenn aktiviert, ermöglicht die Kostenrechnung, bestimmten Buchungen eine Dimension zuzuordnen (z. B. „Primarstufe”, „Sekundarstufe”, „Verwaltung”), ohne das Hauptbuch zu beeinflussen.
Jede Schule nutzt nur einen Teil dieser Funktionen. Aktivieren Sie nur das, was Ihrer Tätigkeit entspricht.