Cette page concerne Ardoise School dans le périmètre OHADA, selon les modules et droits activés. School, sa comptabilité et sa paie ne sont pas proposés en Autriche. Les règles locales restent à vérifier ; CountryConfig ne certifie pas leur conformité.
Dossier eleve
Chaque eleve a une fiche unique (matricule, nom, date de naissance, tuteurs) et une inscription (Enrollment) distincte par annee scolaire - reinscrire un eleve qui redouble cree une nouvelle inscription plutot que de modifier l’historique existant, pour que le parcours de l’eleve reste consultable annee par annee.Classes
Une classe (ClassRoom) appartient a une annee scolaire et a un niveau (ex. 6eme, Terminale). Sa capacite maximale est appliquee cote serveur : une inscription au-dela de la capacite est refusee, y compris pour les demandes venant du marketplace public.Demandes d’inscription depuis le marketplace
Une famille interessee par votre ecole peut soumettre une demande d’inscription directement depuis votre profil public sur ardoiseeduc.com. Ces demandes arrivent dans votre tableau de bord :1
Reception
La demande apparait avec le nom de l’enfant, son age, la classe visee et les coordonnees du parent.
2
Traitement
Accepter une demande cree reellement l’eleve et son inscription.
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Paiement des frais d'inscription
Une fois acceptee, la famille regle les frais d’inscription - soit directement aupres de l’ecole, soit via
Mobile Money par FedaPay lorsque l’ecole a active la collecte par Ardoise (voir Abonnement et tarifs) - puis reserve un creneau de rendez-vous pour finaliser le dossier.
Passage en classe superieure (fin d’annee)
En fin d’annee scolaire, le Censeur (ou le Directeur, ou le Fondateur) fait passer une classe entiere d’une annee academique a la suivante depuis l’ecran Passage en classe superieure, plutot que de reinscrire chaque eleve un par un.1
Choisir les annees
Selectionnez l’annee qui se termine et l’annee qui commence. Elles doivent etre differentes.
2
Choisir la classe de depart
La liste des eleves inscrits dans cette classe pour l’annee qui se termine s’affiche.
3
Decider pour chaque eleve
Pour chaque eleve, choisissez une classe d’arrivee, ou l’une des deux autres issues :
- Ne passe pas : l’eleve est laisse hors du lot. Un redoublant se traite en choisissant une classe d’arrivee du meme niveau - le systeme enregistre alors l’inscription comme redoublement.
- Diplome (fin de scolarite) : l’eleve a termine sa scolarite (voir ci-dessous).
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Valider le passage
Le passage est enregistre en une seule fois : l’ancienne inscription de chaque eleve est cloturee et une nouvelle est creee pour l’annee qui commence. Si une seule ligne est refusee, rien n’est ecrit - il n’y a jamais de classe a moitie passee.
Fin de scolarite (diplome)
Un eleve marque Diplome dans le passage termine sa scolarite : son inscription de l’annee qui se termine est cloturee, aucune nouvelle inscription n’est creee, et son statut passe a Diplome. L’ecole distingue ainsi ses finissants des eleves qu’elle n’a simplement pas encore reinscrits.Transferer un eleve vers une autre ecole Ardoise
Quand une famille change d’ecole pour un autre etablissement qui utilise Ardoise, le secretariat transfere le dossier de l’eleve depuis le panneau Transferts d’eleves du portail Secretariat. Seuls les roles Secretaire, Directeur et Fondateur peuvent exporter ou importer un transfert. Le transfert se fait en deux temps : l’ecole de depart exporte un fichier chiffre que la famille emporte, et l’ecole d’arrivee l’importe avec un code a usage unique. Le matricule de l’eleve est permanent - l’ecole d’arrivee conserve le matricule d’origine, aucun nouveau matricule n’est genere.Ecole de depart (eleve sortant)
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Exporter le dossier
Dans l’onglet Elève sortant, choisissez l’eleve puis lancez l’export. Ardoise genere un fichier chiffre (
transfert-<matricule>.ardoise) a telecharger et a remettre a la famille, ainsi qu’un code a usage unique.2
Communiquer le code par telephone
Le code est le veritable secret : il ne voyage jamais avec le fichier. Communiquez-le a l’ecole d’arrivee (ou a la famille) par telephone uniquement, jamais par le meme canal que le fichier.
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L'eleve passe au statut Transfere
L’export marque l’eleve comme transfere dans votre ecole. Un second export du meme eleve est refuse : le dossier n’est emis qu’une seule fois.
Ecole d’arrivee (eleve entrant)
1
Importer le fichier avec le code
Dans l’onglet Elève entrant, chargez le fichier
.ardoise recu et saisissez le code a usage unique communique par telephone.2
Le dossier est recree
Ardoise cree l’eleve avec son matricule d’origine, recree ses tuteurs et attache son historique (notes, discipline) sous forme d’instantane en lecture seule. Les notes et bulletins vivants de votre ecole sont calcules uniquement a partir de vos propres saisies - l’historique importe est archive, pas modifiable.