Cette page concerne Ardoise School dans le périmètre OHADA, selon les modules et droits activés. School, sa comptabilité et sa paie ne sont pas proposés en Autriche. Les règles locales restent à vérifier ; CountryConfig ne certifie pas leur conformité.
Ce module fait partie d’Ardoise Enterprise - voir Abonnement et tarifs. La
liste du personnel elle-même (ajout, rôles) reste gratuite ; c’est le cycle de paie qui est Enterprise.
Personnel permanent et vacataires
Chaque membre du personnel a un contrat de type permanent (salaire fixe mensuel) ou vacataire (payé à l’heure). Pour un vacataire, seules les heures confirmées/approuvées comptent pour le calcul de la paie - une heure saisie mais non encore validée n’entre jamais dans un cycle de paie.Pas de personnel sans contrat
Un contrat est créé automatiquement pour chaque membre du personnel, quel que soit le chemin d’arrivée : création d’un accès par le fondateur, compte provisionné, ou candidat accepté via le recrutement. Le formulaire de création demande les conditions d’emploi (type de contrat, salaire) au moment où la personne qui recrute les connaît encore. Le salaire peut rester vide tant qu’il n’a pas été décidé - mais la paie refuse alors de générer un bulletin pour ce contrat, plutôt que de produire un bulletin à zéro. Un salaire non renseigné est une décision en attente, pas un salaire de zéro. La même règle s’applique à un vacataire sans taux horaire.Cycle de paie
La paie sépare trois responsabilités : le comptable prépare, le fondateur décide, le comptable exécute. La personne qui prépare un cycle de paie ne peut pas l’autoriser elle-même.1
Saisie des heures
Un vacataire (ou la personne qui saisit pour son compte) enregistre ses heures effectuées.
2
Confirmation
Les heures sont confirmées/approuvées avant de pouvoir entrer dans un cycle de paie.
3
Préparation
Le comptable génère le cycle de paie (PayrollRun) pour la période.
4
Décision
Le fondateur valide le cycle : c’est lui qui décide qui est payé et qui ne l’est pas.
5
Exécution
Une fois le cycle validé, le comptable paie chaque bulletin de paie (Payslip) et son écriture comptable est posée.
Le fondateur peut déléguer le droit de décision à une personne nommée (par exemple un directeur).
C’est une permission accordée à une personne, pas à un rôle : accorder ce droit à un directeur ne le
donne à aucun autre. Chacun ne voit dans l’interface que les boutons qui correspondent à son autorité :
le bouton de validation n’apparaît que pour un décideur, le bouton de paiement que pour un payeur.
Payer un salaire
Un salaire est payé de l’une de trois manières, choisie par personne et non par cycle - une école peut virer le salaire de ses enseignants, payer un membre du personnel par Mobile Money et un autre en espèces, dans le même cycle :Espèces
Remises à l’école.
Mobile Money
MTN MoMo ou Moov Flooz, sur le numéro enregistré dans la fiche du personnel.
Virement bancaire
Sur le compte enregistré dans la fiche du personnel.
Avances sur salaire
Un membre du personnel peut demander une avance sur salaire. Le fondateur (ou un décideur délégué) l’approuve ou la rejette. Une fois approuvée, elle est versée - en espèces, par Mobile Money ou par virement - et le versement est enregistré. Elle est ensuite déduite automatiquement du prochain bulletin de paie.Seule une avance effectivement versée est récupérée sur un bulletin : personne ne voit son salaire
amputé pour un argent qu’il n’a pas reçu.
Congés
Les demandes de congé suivent un circuit simple : demande, approbation (ou rejet), suivi du solde.Les taux de cotisation sociale (CNSS) et de retenue fiscale (IRPP) appliqués à la paie sont configurables école par école, mais les valeurs livrées ne sont que des valeurs de départ. Vérifiez-les auprès de votre comptable avant de vous y fier pour une déclaration officielle.